Исследования показывают, что 90% сотрудников принимают решение о том, останутся ли они в компании, в первые шесть месяцев работы. Поэтому важно заранее выстроить онбординг — процесс, который помогает новичку спокойно войти в роль и понять, как устроена работа.
Что такое онбординг
Онбординг — это набор действий со стороны компании, направленных на адаптацию сотрудника на новом месте. Проще говоря, это подготовка новичка к задачам и ситуациям, с которыми он столкнется в работе. В онбординг входит знакомство не только с обязанностями, но и с корпоративной культурой, правилами и общим стилем взаимодействия. Такой подход помогает сделать вход в должность более понятным и менее стрессовым.
Во время онбординга сотрудник постепенно узнает продукты компании, знакомится с командой, регламентами и внутренними правилами. Если процесс проходит удачно, новичок с большей вероятностью задержится надолго, и компании не придется снова тратить ресурсы на поиск замены. При этом конкретный набор шагов может различаться в разных командах и подразделениях. Онбординг начинается уже с момента оффера, продолжается в период введения в должность и не заканчивается сразу после первых недель работы.
Иногда онбординг воспринимают как формальность, хотя на практике его можно сделать полезным и вовлекающим. Он также может потребоваться при переходе сотрудника в другую команду внутри одной компании. Важно заранее продумать, какие действия будут сопровождать новичка до выхода, в первый день и в последующие месяцы. Далее описано, как организовать онбординг по этапам.
Онбординг до первого рабочего дня
До выхода сотрудника важно подготовить все для комфортного старта и снизить эффект неизвестности. Большинство людей хотят заранее понимать, чего от них ожидают, еще до первого дня. Одним это нужно, чтобы быстрее стать эффективными, другим — чтобы не попасть в неловкую ситуацию из-за незнания правил, например дресс-кода. Чем подробнее и спокойнее компания задает контекст заранее, тем проще новичку адаптироваться.
Первый шаг — заранее подготовить рабочую среду, потому что задержки в первый день легко испортят впечатление. Если сотрудник сталкивается с тем, что рабочее место не готово, он может решить, что от него не ждут продуктивной работы. Важно показать, что компания была готова к его приходу и ценит его время. Для этого стоит заранее обеспечить все необходимое для старта:
- рабочий стол, стул, компьютер, нужные кабели;
- логины и пароли от учетных записей;
- рабочие профили в корпоративной системе;
- инструменты для учета рабочего времени;
- специализированный софт для работы;
- униформу и бейджик — если они есть.
Также имеет смысл заранее сократить объем бумажной работы, потому что оформление документов часто оказывается самой скучной и запутанной частью выхода на работу. Процесс легко затягивается, если не хватает данных, а это создает лишнюю нагрузку в первые часы. Лучше подготовить документы до первого дня и заранее собрать все, что понадобится для оформления. Для ускорения допустимо принимать данные банковской карточки и паспорта, ИНН и другую информацию для договора по электронной почте.
Еще один важный принцип — вовлекать в онбординг не только HR-менеджера, но и команду. Если у новичка не окажется доступа к нужному ресурсу, ему чаще проще написать коллеге, чем идти в HR-отдел. Непосредственному руководителю полезно связаться с новым сотрудником еще до начала работы, чтобы лучше понять его сильные и слабые стороны. Это помогает уже в первые дни составить план развития специалиста.
Кроме того, можно попросить ключевых лиц компании, руководителей команд или менеджеров проектов подготовить приветственное сообщение в тексте или видео. Когда HR и команда действуют вместе, им проще обмениваться наблюдениями и отмечать сотрудников, которые могут попасть в группу риска. Речь идет о тех, кто может скоро уволиться, или о тех, кому пока не хватает компетенций для задач. Такая координация позволяет точнее настраивать адаптацию и быстрее помогать сотруднику.
До выхода также стоит поделиться с новичком информацией о компании, не перегружая деталями. Люди стремятся работать в организациях, которые совпадают с их ценностями и убеждениями, поэтому важно заранее обозначить культуру, ценности, бренд и стиль работы. Полезно отправить материалы, которые дадут общее представление и помогут ориентироваться в коммуникациях. Дополнительно можно пригласить сотрудника в рабочие чаты и соцсети до первого дня, чтобы он заранее понял принятый стиль общения.
Онбординг в первый день работы
Первый день часто вызывает тревогу даже у талантливых и общительных людей, потому что впереди много неизвестного. Новичок получает много информации и одновременно знакомится с большим числом коллег, поэтому важно снизить нагрузку. В этот день разумнее сосредоточиться на знакомстве и объяснить, какие ритуалы есть в команде. Так сотруднику будет проще понять, как принято взаимодействовать и что его ждет в ближайшие дни.
Полезно назначить наставника, и лучше, если им станет коллега по команде, а не непосредственный руководитель. В таком формате новички чаще задают вопросы об офисе, культуре и коллективе, потому что общение идет на равных. Наставник может познакомить сотрудника с командой и провести экскурсию по офису, чтобы снять базовые бытовые и организационные вопросы. Это помогает новичку быстрее почувствовать себя уверенно.
Отдельно стоит еще раз проговорить культуру компании — теперь уже в практической плоскости. Информацию о компании новичок мог получить заранее, но в первый день важно объяснить, как все устроено в реальной работе. Пусть влиятельные лица компании или хотя бы подразделения поделятся мнением о ценностях и расскажут, как эти ценности влияют на решения и поведение. Учитывая, что только 32% компаний доносят свои ценности до кандидатов и новых сотрудников, отсутствие такого разговора нередко ведет к быстрым увольнениям и повторному найму.
Знакомство с командой и рабочим местом лучше сделать приятным и запоминающимся. Стоит заранее подумать, что именно делает команду уникальной, и объяснить это новому сотруднику. Также заранее определите, кто будет проводить экскурсию и знакомить со всеми: HR-менеджер, руководитель команды или наставник. Сотруднику важно показать ключевые места в офисе, включая кухню, кофеварку и печенье, а также где можно помыть руки и распечатать документы.
Если у сотрудника есть закрепленное рабочее место, его можно выделить небольшими элементами, например стикерами с полезными подсказками. Если компания использует формат hot desking, когда можно занимать любое свободное место и менять его, для новичка можно подготовить «набор для путешествий». В такой набор могут входить ноутбук, блокнот, ручка и чашка или сладости. Эти действия помогают быстрее освоиться в бытовых деталях и сосредоточиться на работе.
В первый день также полезно объяснить, какие навыки в компании особенно ценятся. Важно проговорить, что нужно уметь и знать, чтобы быть ценным независимо от специальности. Новому сотруднику стоит обсудить с руководителем свои сильные и слабые стороны, чтобы опираться на них в дальнейшем. Тогда можно составить план развития знаний и навыков, который будет понятен обеим сторонам.
Онбординг после первого рабочего дня
Онбординг не должен завершаться в первый день, а поддержку стоит сохранять и через три месяца, и через год. Долгосрочный подход помогает удерживать сотрудника и делает его развитие более управляемым. Если после старта человек остается без внимания, процесс адаптации может затормозиться. Поэтому после первого дня важно выстроить понятные следующие шаги.
Нужно разработать план, который поможет новичку включиться в работу с первых дней, но без перегрузки. Новый сотрудник может стать эффективным уже с первой недели, однако слишком большое количество семинаров по продуктам и сложных задач в самом начале мешают адаптации. Шаги к цели лучше определять совместно с руководителем и вводить сотрудника в должность постепенно. Так у новичка будет время освоиться и в рабочих процессах, и в коммуникациях.
Полезно устанавливать четкие OKR, потому что эта система помогает формулировать измеримые цели и вовлекать команду в их достижение. OKR используют в Google и других крупных компаниях, и они позволяют показать, как вклад новичка связан с целями команды. Когда сотрудник понимает этот контекст, ему проще принимать более обоснованные решения. При таком подходе ожидания становятся прозрачнее, а прогресс легче обсуждать.
Также важно укреплять социальные связи в команде и со стейкхолдерами, поскольку отношения внутри компании сильно влияют на то, как долго человек будет работать. Стоит организовать как можно больше индивидуальных и групповых встреч с теми, с кем новичку предстоит взаимодействовать напрямую. Дополнительно имеет значение поддержка и вдохновение: когда руководитель команды и HR-менеджер делятся опытом и обучают, сотрудник видит заинтересованность компании в его развитии. Такая вовлеченность помогает новичку увереннее двигаться вперед.
Испытательный срок лучше не оставлять на усмотрение руководителя или менеджера проектов, чтобы проверка навыков не проходила в суматохе. Рекомендуется установить длительность испытательного срока от трех до шести месяцев и регулярно отслеживать, чем занимается сотрудник, что у него получается, а что нет. Кроме того, стоит отмечать первые успехи и поздравить с годовщиной работы. Исследования показывают, что до 23% новичков, прошедших плохой онбординг, уходят в течение первого года, поэтому годовщина становится поводом обсудить достижения, дальнейшее развитие и отметить этот этап.
Наконец, важно постоянно собирать обратную связь и улучшать процессы найма и адаптации. Для этого стоит регулярно проводить опросы, чтобы понимать, насколько сотрудники довольны работой, командой и компанией. Далее информацию нужно анализировать и находить, что можно улучшить. Такой цикл помогает делать онбординг более точным и полезным для новых сотрудников.