Суточные — одна из ключевых выплат при служебных поездках: они помогают покрыть дополнительные траты, которые неизбежно возникают, когда человек временно живет и работает не дома. Чтобы у работника и работодателя не возникало споров, а у компании — налоговых рисков, важно понимать, что именно считается командировкой, какие суммы относятся к суточным и как такие выплаты учитываются и облагаются налогами в Республике Казахстан.

Что в Казахстане считается командировкой и какие расходы с ней связаны

Трудовой кодекс РК (ст. 1, п. 1, пп. 82) определяет командировку как направление работника по распоряжению работодателя на определенный срок вне места постоянной работы в другую местность для выполнения трудовых обязанностей. В это же понятие включается направление в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Командировочные расходы — это затраты, связанные с такой поездкой. Суточные при этом выступают частью командировочных расходов: это установленная денежная сумма, предназначенная для оплаты дополнительных расходов, возникающих из‑за проживания вне места постоянного жительства. Иными словами, работнику, которого отправляют выполнять задание в другой местности, организация предоставляет деньги на различные расходы, а суточные начисляются из расчета предполагаемых затрат за одни сутки.

Гарантии работнику на время командировки и что именно оплачивается

На период командировки за работником сохраняются его место работы (должность) и заработная плата за рабочие дни, которые приходятся на дни командировки. Это установлено статьей 127 Трудового кодекса РК.

При этом при направлении в командировку работнику также оплачиваются суточные за календарные дни пребывания в командировке. Важная деталь: в расчет включается и время в пути — то есть суточные начисляются за все календарные дни нахождения в командировке, в том числе за дни дороги.

Налогообложение суточных: когда это не доход работника

Налоговый кодекс РК (подп. 2 п. 2 ст. 319) закрепляет подход, который на практике важен и для работника, и для компании: компенсации при служебных командировках (в том числе в целях обучения, повышения квалификации или переподготовки работника) не рассматриваются как доход физического лица — если соблюдаются условия и лимиты, предусмотренные кодексом.

Речь идет о компенсациях, установленных, в частности, подпунктами 1), 2) и 4) пункта 1 статьи 244 Налогового кодекса. Для суточных закон устанавливает предельные размеры, при соблюдении которых выплата не считается доходом работника и, следовательно, не облагается налогом как его личный доход.

Для командировок по Казахстану суточные не признаются доходом работника в пределах суммы не более 6‑кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года. Этот предел применяется за каждый календарный день нахождения в командировке в период, который не превышает 40 календарных дней.

Для командировок за пределами Казахстана применяется аналогичный принцип, но лимит выше: суточные не считаются доходом в размере не более 8‑кратного размера МРП (по состоянию на 1 января соответствующего финансового года) за каждый календарный день командировки, также при периоде, не превышающем 40 календарных дней.

В пределах указанных лимитов суммы суточных могут учитываться у работодателя как вычеты при определении налогооблагаемого дохода компании.

Если же суточные превышают лимиты (6‑кратный МРП для командировок в пределах РК и 8‑кратный МРП для поездок за пределы РК), то сумма превышения признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению ИПН. Одновременно эта сумма, уже признанная доходом работника, может быть отнесена работодателем на вычеты как расход по доходам работника — в соответствии с пунктом 1 статьи 257 Налогового кодекса.

Как оформляют и отражают суточные в учете: документы и проводки

Налоговый кодекс (ст. 244) относит суточные к расходам по компенсациям при служебных командировках, которые подлежат вычету. Суточные могут выплачиваться в размере, установленном решением налогоплательщика, за время нахождения работника в командировке, включая дни временной нетрудоспособности командированного сотрудника.

Чтобы определить время пребывания в командировке для целей учета, используются документы, прямо названные в статье 244 Налогового кодекса. Время нахождения подтверждается приказом или письменным распоряжением работодателя о направлении работника, а также количеством дней командировки по датам выбытия и возвращения, указанным в документах, подтверждающих проезд (включая даты отъезда и прибытия). Если таких проездных документов нет, количество дней устанавливают по другим документам, которые подтверждают дату выбытия и (или) прибытия и предусмотрены налоговой учетной политикой налогоплательщика.

С точки зрения кассовой дисциплины и бухгалтерских правил порядок выдачи наличных денег закреплен Правилами ведения бухгалтерского учета (Приказ Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241). Выдача наличности из кассы оформляется расходным кассовым ордером (форма КО‑2); документ подписывается руководством субъекта, главным бухгалтером (или уполномоченным лицом) и кассиром. Учет наличных, выданных под отчет, регулируется учетной политикой организации: в ней устанавливают сроки сдачи авансового отчета (форма Т‑3) подотчетным лицом и сроки возврата наличных средств.

В типовом плане счетов бухгалтерского учета (Приказ Министра финансов РК от 23 мая 2007 года № 185) приводится отражение операций по суточным через стандартные проводки:

На практике это означает следующую последовательность: сначала руководитель издает приказ о командировке, где фиксируются срок, место и цель поездки; затем суточные могут быть выданы наличными, и такая выдача оформляется через расходный кассовый ордер. После возвращения сотрудника суточные списывают на основании авансового отчета (форма Т‑3), к которому прикладывают копию приказа руководителя.