Что такое штатное расписание и какую информацию оно фиксирует
Штатное расписание (ШР) — это документ, где отражены структура организации, штатный состав и штатная численность. По сути, он показывает, из каких подразделений состоит компания, какие должности в них предусмотрены и сколько штатных единиц заложено под каждую позицию.
Обычно в штатном расписании фиксируют не только перечень должностей, но и финансовую часть: должностные оклады, а также данные, влияющие на выплаты сотрудникам. Благодаря этому документ одновременно описывает «каркас» организации и её планируемый фонд оплаты труда за месяц.
При этом на практике в штатном расписании нередко дополнительно указывают виды и размеры надбавок и доплат, которые действуют в конкретной сфере или применяются к отдельным должностям. Речь может идти, например, о доплатах за совмещение должностей, расширение зон обслуживания, а также за работу в тяжёлых, вредных (в том числе особо вредных) и/или опасных условиях труда.
Форма документа и почему компании всё равно его составляют
Действующее законодательство не устанавливает обязательную форму штатного расписания. Поэтому компании оформляют его так, как им удобно: одни ограничиваются перечнем должностей с количеством единиц и окладами по ним, другие включают в документ и фамилии работников. Иными словами, ШР — документ произвольной формы, если она подходит самой организации.
Хотя наличие штатного расписания прямо не требуется нормами трудового права, многие работодатели всё же его создают. Причина проста: этот документ нагляднее других показывает качественный и количественный состав работников, наличие вакансий, а также позволяет видеть общие тенденции, включая текучесть персонала.
Есть и ещё одна практическая связка: в трудовых договорах, приказах по личному составу и трудовой книжке наименование должности принято указывать в соответствии со штатным расписанием. Помимо этого, ШР помогает оценить необходимую численность персонала, заранее определить суммы на выплату заработной платы и одновременно закрепить структуру организации в «собранном» виде.
Утверждение и изменения: как документ вводится в действие
Штатное расписание подлежит утверждению. На практике используют один из двух способов: либо руководитель выпускает отдельный акт (приказ) об утверждении, либо на документе проставляют гриф утверждения. Если выбран вариант с приказом, в самом штатном расписании, помимо должностей, подразделений и окладов, следует указать реквизиты этого приказа.
Когда требуется корректировка — например, меняется структура или численность, — изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа первого руководителя организации. Это связывает сам документ с управленческим решением и фиксирует момент, с которого обновлённые данные считаются действующими.
Типичная ошибка и сроки хранения штатного расписания
При оформлении штатного расписания встречается распространённая ошибка: одному и тому же наименованию должности присваивают разные оклады. Законодательство рассматривает эту ситуацию как нарушение, поскольку сотрудники на одной должности имеют одинаковые должностные обязанности и выполняют одни и те же функции (в соответствии с должностной инструкцией). Разные оклады при таких вводных могут быть расценены как дискриминация.
При этом работники действительно отличаются по подходу к задачам и скорости выполнения работы, но, чтобы не столкнуться с административной ответственностью, работодатель может выстроить оплату иначе — через разграничение категорий внутри должности. Тогда сотрудники формально занимают не «одну и ту же» позицию, а должности одной группы, но разных категорий, что позволяет оплачивать труд по-разному.
Для этого можно ввести категории для работников (например, «Инженер 1-й категории», «Инженер 2-й категории» и т. д.), чтобы различия в оплате были привязаны к категории, а не к одной и той же должности.
Отдельный вопрос — хранение документа. Сроки зависят от того, где именно он находится. По месту разработки и/или утверждения штатное расписание и изменения к нему должны храниться постоянно. В других организациях срок хранения составляет 3 года — до замены новыми документами.