Табель учета рабочего времени — один из ключевых документов в любой организации: по нему видно, сколько времени сотрудник действительно работал и какие периоды отсутствовал. Это важно не только для внутренней дисциплины, но и для корректного расчета зарплаты, пособий и других выплат, а также для проверок и отчетности. В Казахстане необходимость такого учета закреплена прямо в трудовом законодательстве.

Что такое табель и почему работодатель обязан его вести

По сути, табель — это список всех работников компании, где фиксируется фактически отработанное время за выбранный учетный период. Требование вести такой учет установлено статьей 79 Трудового кодекса Республики Казахстан: работодатель обязан учитывать рабочее время, которое сотрудник реально отработал.

Причем учет касается не только присутствия на работе. Закон подчеркивает, что фиксировать нужно как отработанное, так и неотработанное время. Отдельно отражаются разные виды рабочих периодов — например, сверхурочная работа или работа в ночное время, а также дни командировок, выходные и праздники.

При этом государство не навязывает единую «универсальную» форму: конкретный вид документа и правила его заполнения работодатель определяет сам — через собственный внутренний акт.

Как работодатель устанавливает форму и порядок учета

Форма и порядок ведения учета рабочего времени вводятся актом работодателя. Под такими актами понимаются внутренние документы, которые издает организация: приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков и другие подобные документы.

Именно в таком акте компания закрепляет, как она будет вести учет рабочего времени и каким документом пользоваться. Это может быть любой разработанный работодателем вариант, включая табель учета рабочего времени.

Как устроен табель: ежедневные записи и коды

На практике табель выглядит как сводная таблица по всем сотрудникам. Его заполняют ежедневно, а по завершении месяца передают в бухгалтерию — чтобы на основании этих данных рассчитать заработную плату.

В табеле отдельно указывают количество часов, которые сотрудник отработал, и количество часов, которые он не отработал. Помимо этого, подлежат отражению и другие периоды: сверхурочные часы, работа в выходные и праздничные дни, командировки, отпуска, периоды временной нетрудоспособности и другие случаи.

Чтобы записи были понятными и удобными, в табеле обычно используют сокращенные обозначения. В качестве примеров в практике встречаются такие варианты:

• 8 — число часов, фактически отработанных за день;
• К — служебные командировки;
• В — выходные и праздничные дни;
• О — очередной отпуск;
• Р — отпуск по беременности и родам;
• Б — временная нетрудоспособность (болезнь и т.п.);
• А — отпуск без сохранения заработной платы;
• П — прогул;
• и т.д.

При этом конкретный набор кодов организация утверждает самостоятельно. Если кодировка размещена прямо на документе учета рабочего времени (то есть на табеле), проверяющим органам проще читать и сверять документ, а новым сотрудникам легче включиться в работу с табелем.

Для чего используются сведения из табеля

Табель — это не просто формальность «для галочки». Он помогает подтверждать соблюдение установленного режима труда и служит основой для расчетов в бухгалтерии:

• расчет заработной платы;
• определение размеров пособий и компенсационных выплат.

Кроме того, данные табеля позволяют отслеживать, соблюдают ли работники режим рабочего времени, и могут применяться при подготовке статистической отчетности по труду.

Отдельное правило касается сотрудников, занятых на тяжелых работах или работах с вредными (особо вредными) и (или) опасными условиями труда: их табель необходимо вести отдельно от основного.

Сколько хранить табель: архив и сроки

Поскольку табель относится к первичным документам, его движение внутри бухгалтерского учета (создание или получение, принятие к учету, обработка, передача в архив — то есть весь документооборот) должно быть описано в графике, который утверждается руководством организации. Это следует из Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 (пункты 22, 75, 76).

За сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, а также за их оформление и передачу в архив отвечает главный бухгалтер.

Перед передачей в архив документы приводят в порядок: однородные первичные документы объединяют в дела. Для этого используется номенклатура дел — систематизированный перечень дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков хранения. Номенклатура оформляется по правилам законодательства РК о Национальном архивном фонде и архивах.

Сроки хранения табелей установлены перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, утвержденным приказом Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263:

Табели учета рабочего времени хранятся 5 лет.

Табели по работникам, занятым на тяжелых, вредных и опасных условиях труда, хранятся 75 лет.