В современном рабочем процессе объяснительная записка — неотъемлемая часть взаимодействия между работником и работодателем.
Этот документ может сыграть ключевую роль в ситуациях, когда требуется официальное разъяснение обстоятельств проступка
или иной ситуации, требующей пояснения. Правильное составление объяснительной значимо не только для документирования
самого факта, но и для возможной защиты интересов сотрудника. В этой статье подробно рассмотрим, в каких случаях
требуется объяснительная записка, как её правильно составлять, а также какие ключевые моменты необходимо учитывать
для минимизации негативных последствий.

Когда требуется объяснительная

Для дисциплинарных взысканий

Главная причина, по которой сотрудника могут попросить написать объяснительную, — это совершение проступка.
Это может быть опоздание, пропуск рабочего дня без уважительной причины или иное нарушение трудовой дисциплины.
Важно отметить, что объяснительная требуется для соблюдения установленной процедуры применения дисциплинарных
взысканий, таких как замечание, выговор или увольнение.

Процедура применения дисциплинарного взыскания включает следующие этапы:

• Оповещение сотрудника о необходимости написания объяснительной. На это отводится два рабочих дня.
• Составление акта об отсутствии объяснительной, если сотрудник не предоставит её в срок.

Важно понимать, что отказ от предоставления объяснительной не спасет от взыскания, но усложнит процедуру для
работодателя. Сотрудник имеет право на объяснение своих действий и, возможно, на смягчение ответственности.

В сложных ситуациях

Иногда работодателю необходимо установить истинные обстоятельства ситуации, в которой задействовано несколько
сотрудников или свидетелей. В таких случаях объяснительная необходима, чтобы добиться объективного понимания
происшедшего.

Объяснительная как юридический документ

Объяснительная записка представляет собой юридически значимый документ. Он может быть использован как доказательство
в споре с работодателем, в том числе в судебных разбирательствах. Соответственно, важно учесть все нюансы
при её составлении. Работодатель, стремящийся строго следовать установленной процедуре, также заинтересован
в получении объяснительной от сотрудника.

Пример процедуры наложения дисциплинарного взыскания

Рассмотрим гипотетическую ситуацию с сотрудником Ивановой, прогулявшей работу.

• Фиксация нарушения. Документирование факта нарушения посредством служебной записки или акта.
• Издание приказа о необходимости объяснительной. С ознакомлением Ивановой под подпись лично.
• Предоставление двухдневного срока на объяснительную. В случае отпуска или болезни срок может быть продлён.
• Составление акта об отказе в случае непредоставления объяснительной. Ознакомление с ним под подпись.
• Издание приказа о взыскании. Нужно успеть это сделать в течение месяца с момента выявления проступка.

Как правильно составить объяснительную

Объяснительная может быть написана от руки или напечатана и должна следовать произвольной форме. Однако
при её составлении важно учитывать некоторые правила.

Структура объяснительной

• В правом верхнем углу укажите должность руководителя и название организации. Затем — свои данные:
  фамилия, имя, отчество и должность.
• В центре листа обозначьте документ как «Объяснительная».
• Изложите суть происшедшего, причины и последствия своих действий, перечислите всех участников.
• Укажите дату, город, полное имя и поставьте подпись.
• При необходимости приложите документы, подтверждающие ваши слова.

Рекомендации по составлению

• Используйте краткие, чёткие и объективные формулировки.
• Учитывайте как положительные, так и отрицательные последствия своих действий.
• Упоминайте третьих лиц, которые могут подтвердить вашу позицию.
• Приложите необходимые доказательства, но не обязаны предоставлять что-то, что порочит вас.

Последствия отказа

Отказ от объяснительной воспринимается негативно и влечет за собой ухудшение отношений с работодателем. Это может
оказать негативное влияние на возможность оспаривания взыскания в случае, если таковое последует.

Объяснительная записка — важный документ как для сотрудника, так и для работодателя. Она служит способом защиты
интересов и позволяет прояснить ситуацию. Правильное составление объяснительной занимает центральное место в
процессе урегулирования трудовых дисциплинарных разногласий, предотвращая ненужные конфликты и обеспечивая
справедливость процедур. Поэтому, если от вас потребовали объяснительную, относитесь к этому серьезно и
ответственно, чтобы защитить свои интересы и избежать нежелательных последствий.