Корпоратив — это организованное компанией событие для сотрудников, которое не связано напрямую с их должностными обязанностями и профессиональной деятельностью. По сути, речь идет о «празднике для своих»: времени, проведенном вместе с коллегами в неформальной обстановке.

Тема важна не только для HR, но и для бухгалтерии: у таких мероприятий есть понятные цели, а их оформление и учет требуют документов и правильного понимания налоговых и трудовых правил.

Зачем компании проводят корпоративы

Хотя корпоратив проводится вне рамок ежедневных задач, он все равно рассматривается как часть рабочих отношений. Организация рассчитывает, что такие встречи помогают команде работать лучше:

• улучшается производительности персонала;
• повышается сплоченность коллектива.

Именно поэтому к ним возвращаются из года в год.

Какие документы нужны, чтобы отразить корпоратив в учете

Чтобы затраты на подготовку и проведение мероприятия можно было правильно показать в учете, их нужно заранее «обложить» документами: от управленческого решения до подтверждения фактических расходов. Логика проста: сначала компания фиксирует, что мероприятие действительно проводится, затем — сколько оно стоит, и, наконец, подтверждает каждую потраченную сумму и списание материальных ценностей.

Вот подробный чек-лист как это сделать:

• издать приказ руководителя о проведении мероприятия и подготовке к нему;
• составить смету на проведение мероприятия;
• собрать все документы, подтверждающие расходы;
• оформить списание запасов и ведомости лиц, получающих подарки;
• подготовить отчет ответственного лица о проведении мероприятия.

Банкет, ведущие и НДС: как учитываются расходы и когда они «попадают» в вычеты

Если корпоратив проходит в кафе или ресторане, с выбранным заведением заключают договор и обычно перечисляют предоплату. Затем от организации общественного питания получают первичные учетные документы (например, акты выполненных работ и/или накладные на отпуск запасов на сторону), а также счет-фактуру.

Когда для праздника привлекают ведущих или артистов, также оформляют договор: либо с компанией (или индивидуальным предпринимателем), либо с физическими лицами, оказывающими услуги самостоятельно. Во втором случае у компании возникает роль налогового агента: при выплате дохода физическим лицам она обязана удержать индивидуальный подоходный налог (ИПН) у источника выплаты по статье 321 Налогового кодекса РК.

Дальше возникает вопрос НДС по приобретенным товарам, работам и услугам. Есть два подхода, которые влияют на то, как покупки отражаются в декларации по НДС:

• раздельный метод: приобретения, используемые для необлагаемого оборота, отражаются в строке 300.00.015 A (с отсылкой к подп. 1) п. 1 ст. 402 НК РК и Правилам составления налоговой отчетности); корректировки при этом не делаются;
• пропорциональный метод: все приобретения с НДС (в том числе не для облагаемого оборота) показываются в строке 300.00.013 декларации, а в зачет принимается сумма НДС, рассчитанная пропорционально — по удельному весу; корректировка также не производится, поскольку не применяются положения подп. 1) п. 2 ст. 404 НК РК.

Если стоимость банкета не распределяют на каждого конкретного участника, то на вычеты она не относится — в соответствии со статьей 264 Налогового кодекса РК.

Если же приказом руководителя закреплено, что стоимость организации и проведения банкета должна быть включена в доход сотрудника, компании нужно составить смету так, чтобы были рассчитаны расходы на каждого работника. В этом случае организация вправе отнести стоимость банкета на вычеты как часть доходов работников — согласно статье 257 Налогового кодекса РК.

Вместе с этим в источнике прямо указано общее правило: расходы на проведение корпоративов не подлежат вычету, потому что не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Здесь применяется подпункт 1) статьи 264 Налогового кодекса: вычеты не допускаются по затратам, которые не связаны с получением дохода. Поэтому такие расходы признаются «прочими» и отражаются в учете отдельными проводками.

Когда компания удерживает стоимость банкета из доходов сотрудников

Иногда работодатель решает удерживать стоимость банкета полностью или частично из начисленных доходов работников. Для этого, помимо приказа (распоряжения) руководителя, нужно соблюсти требования трудового законодательства: удержание возможно по статье 115 Трудового кодекса РК, но обязательно требуется письменное согласие сотрудника.

Та часть стоимости банкета, которая не удержана с работников, по источнику может быть либо списана за счет чистой прибыли компании, либо включена в доходы работников без последующего удержания.

Проводки: как отражают банкет и связанные выплаты

Ниже приведена корреспонденция счетов, показывающая, как фиксируются основные операции: предоплата ресторану, признание расходов, удержания с работников, взаимозачет, а также ситуация, когда услуги оплачиваются физическим лицам с удержанием ИПН у источника выплаты.