Акт выполненных работ (оказанных услуг) по форме Р-1 — один из ключевых документов, которым поставщик и заказчик фиксируют факт оказания услуг или выполнения работ. Он важен прежде всего тем, что подтверждает, что обязательства по конкретной операции действительно исполнены, а значит, у сторон появляется формальная основа для учета и дальнейших действий в рамках договоренностей.

Что такое форма Р-1 и когда ее применяют

Форма Р-1 — это акт, который подписывается между поставщиком и заказчиком после того, как работы выполнены или услуги оказаны. В Республике Казахстан эта форма утверждена приказом № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Акт формы Р-1 используется для приемки-передачи результатов работ или услуг, но с важным исключением: он не применяется для строительно-монтажных работ.

Особенности Акта выполненных работа:

• Документ оформляется после фактического выполнения работ или оказания услуг.
• Подписывается обеими сторонами — поставщиком и заказчиком.
• Применяется для приемки-передачи, кроме строительно-монтажных работ.

Как заполняется дата составления: правило из закона

В форме Р-1 есть графа «Дата составления». Ее заполняют с учетом требования пункта 4 статьи 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Смысл нормы в том, что первичные документы должны оформляться либо в момент совершения операции (или события), либо сразу после ее завершения. Поэтому дата составления акта должна соответствовать этому принципу: документ нельзя «откладывать» надолго, если операция уже завершена.

Наименование работ (услуг): что именно указывают

В форме Р-1 предусмотрена графа «Наименование работ (услуг) (в разрезе их подвидов в соответствии с технической спецификацией, заданием, графиком выполнения работ (услуг) при их наличии)». В ней указывают наименование выполненных работ или оказанных услуг. Если есть документы, где работы разделены по подвидам (например, техническая спецификация, задание или график), наименование заполняют с учетом этой детализации.

Когда нужно указывать дату выполнения работ (оказания услуг)

Отдельно в форме Р-1 предусмотрена графа «Дата выполнения работ (оказания услуг)». Она заполняется не всегда, а в конкретных ситуациях. Во-первых, когда даты выполнения работ (оказания услуг) относятся к разным периодам. Во-вторых, когда дата выполнения работ (оказания услуг) не совпадает с датой подписания или принятия работ (услуг). Тогда документ позволяет явно зафиксировать обе временные точки.

Логика здесь проста: если выполнение и принятие совпадают по времени и не «разнесены» по периодам, дополнительная детализация не требуется. Но если есть различия по датам или периодам, их нужно отразить в акте.

Отчеты, материалы заказчика и приложения: что отражают и при каких условиях

Форма Р-1 включает несколько строк и граф, которые заполняются только при наличии соответствующих сведений. Так, графа «Сведения об отчете о научных исследованиях, маркетинговых, консультационных и прочих услугах (дата, номер, количество страниц) (при их наличии)» заполняется, если действительно существует отчет по таким услугам. В акт вносят его реквизиты: дату, номер и количество страниц.

Также в строке «Сведения об использовании запасов, полученных от заказчика» указывают расходные материалы (включая бумагу и диски), которые организация получила от заказчика и должна учитывать как запасы.

Наконец, в строке «Приложение: Перечень документации, в том числе отчет(ы) о маркетинговых, научных исследованиях, консультационных и прочих услугах (обязательны при его (их) наличии)» указывают количество первичных учетных документов, подтверждающих факт выполнения работ или оказания услуг.