Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмениваться документами в цифровом виде между государственными органами, гражданами и организациями. Для повседневной работы бизнеса и взаимодействия с государством это важно потому, что закон прямо признаёт электронные документы полноценными: при соблюдении установленных требований они имеют такую же юридическую силу, как и бумаги с «живой» подписью.

Что такое ЭДО и кто участвует в системе

Законодательство Республики Казахстан описывает ЭДО как обмен электронными документами. В этой логике существует и «система электронного документооборота» — то есть среда и порядок, в которых документы создаются, передаются и обрабатываются, а отношения между участниками регулируются законом и другими нормативными правовыми актами.

Участником системы может быть практически любой, кто вовлечён в работу с электронными документами: от граждан и компаний до государственных органов и должностных лиц. Речь не только об отправке или получении файлов: участники могут собирать, обрабатывать, хранить, передавать, искать и распространять электронные документы.

Электронный документооборот может вестись как в государственных, так и в негосударственных информационных системах. При этом законодательство закрепляет общий подход: ЭДО допускает существование разных систем, использование электронных документов в любых сферах, где применяются ИКТ, и передачу электронных документов с использованием любых информационных систем.

Как работает электронный документ: отправка, поступление и подтверждение

Чтобы электронный документ имел юридическое значение, важны не только его содержание и формат, но и моменты, когда он считается отправленным и полученным. Эти правила нужны, чтобы участники одинаково понимали, на каком этапе находится документ, и можно ли считать, что адресат действительно его получил.

• Равнозначность бумаге: электронный документ, который соответствует требованиям закона и удостоверен электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного лица, юридически равен подписанному бумажному документу.
• Момент отправки: документ считается отправленным с момента передачи через сети телекоммуникаций.
• Момент поступления: входящий электронный документ считается поступившим после фиксации в информационной системе адресата.

Отдельное значение имеет уведомление о получении. Оно должно содержать сведения о факте и времени получения электронного документа, а также об отправителе. Если уведомление не поступило автору, предполагается, что адресат документ не получил. Кроме того, в предусмотренных законом случаях для получения государственной услуги может требоваться электронная копия документа.

Общий порядок электронного документооборота устанавливает Правительство Республики Казахстан. А если документы и данные относятся к государственным секретам и используются в информационных системах в защищённом исполнении (отнесённых к госсекретам), то правила их сбора, обработки, хранения, передачи, поиска, распространения, использования, защиты, регистрации и уничтожения определяет Комитет национальной безопасности РК. Тот же орган устанавливает порядок создания, аккредитации и прекращения деятельности специального удостоверяющего центра.

Права и обязанности участников: роль удостоверяющих центров и правила использования ЭЦП

Электронная цифровая подпись — ключевой элемент, который связывает электронный документ с конкретным подписантом и делает документ юридически значимым. Поэтому закон выделяет роль удостоверяющих центров и определяет базовые возможности участников системы ЭДО:

• Участник системы ЭДО может обратиться в удостоверяющий центр, чтобы подтвердить принадлежность и действительность открытого ключа ЭЦП, зарегистрированного этим удостоверяющим центром.
• Участник системы ЭДО вправе обслуживаться сразу в нескольких удостоверяющих центрах.
• Участник системы ЭДО обязан соблюдать установленные правила электронного документооборота.

Для организаций, которые используют электронные подписи, закон также закрепляет обязанность обеспечивать меры предосторожности и контроля: в частности, по правам использования и доступу к электронным подписям — в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Юридическая сила электронных документов и требования к сделкам, учёту и налоговым формам

Отдельный практический вопрос — «кто сильнее»: документ на бумаге или подписанный электронно. Нормы прямо указывают, что электронный документ и бумажный документ имеют одинаковую юридическую силу, если электронный документ оформлен по требованиям закона и удостоверен ЭЦП уполномоченного лица.

Гражданский кодекс РК (статья 152) закрепляет случаи, когда сделки должны совершаться в письменной форме. К таким относятся сделки:

• в процессе предпринимательской деятельности (кроме тех, которые исполняются сразу при совершении, если иное не предусмотрено законодательством или не следует из обычаев делового оборота);
• на сумму свыше ста месячных расчётных показателей (также за исключением сделок, исполняемых при самом их совершении);
• и иные случаи, предусмотренные законом или соглашением сторон.

При этом письменная форма может быть соблюдена как на бумаге, так и в электронной форме. Сделка в письменной форме должна быть подписана сторонами или их представителями, если иное не следует из обычаев делового оборота. Также допускается использование факсимильного воспроизведения подписи и ЭЦП — при условии, что это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.

В сфере бухгалтерского учёта закон РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» устанавливает, что первичные документы и регистры могут составляться на электронных носителях. Однако если документы оформлены электронно, индивидуальные предприниматели и организации обязаны изготовить их бумажные копии для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право предоставлено законодательством. Этот же подход подтверждается нормой о праве субъекта оформлять первичные документы как на бумажном носителе, так и в электронной форме: при запросе заинтересованных лиц или госорганов электронные документы нужно будет представить на бумаге.

Закон также определяет, что первичные учётные документы — это документальное свидетельство факта совершения операции или события и права на её совершение; такие документы могут существовать как на бумаге, так и в электронном виде. А электронная копия документа в правовом смысле — это документ, который полностью воспроизводит вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме.

Для налоговой сферы Налоговый кодекс РК (статья 204) предусматривает, что налоговые формы составляются, подписываются и заверяются налогоплательщиком (налоговым агентом) либо его представителем на бумажном и (или) электронном носителях, на казахском и (или) русском языках. Заверение осуществляется печатью в предусмотренных законом случаях либо электронной цифровой подписью.

В результате для бухгалтерского учёта принимаются первичные документы на электронных носителях — если они составлены и заверены по требованиям законодательства Республики Казахстан. При этом закон об электронном документе и ЭЦП отдельно подчёркивает: электронный документ может быть создан, передан, сохранён и представлен электронными средствами, а соответствующий требованиям закона электронный документ равнозначен документу на бумажном носителе.