Служебная командировка — привычная часть работы многих компаний, но за ней стоит четкий набор прав работника и обязанностей работодателя, закрепленный в законодательстве Казахстана. Понимание этих правил важно сразу по двум причинам: сотруднику оно гарантирует сохранение работы и компенсацию расходов, а работодателю — возможность правильно оформить выплаты и учесть их при налогообложении.

Что считается командировкой и какие гарантии получает работник

Трудовой кодекс Республики Казахстан определяет командировку как направление работника по распоряжению работодателя на определенный срок в другую местность — вне места постоянной работы — для выполнения трудовых обязанностей. К командировкам также относится и направление сотрудника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

На период командировки за работником сохраняются его место работы (должность) и заработная плата за те рабочие дни, которые приходятся на время командировки. Иными словами, командировка не лишает человека ни должности, ни заработка за рабочие дни, даже если фактически он работает вне привычного офиса.

Порядок и сроки направления в командировки (например, как оформляется поездка и на какой период) устанавливаются трудовым договором, коллективным договором либо актом работодателя.

Командировочные расходы: что оплачивается обязательно

Командировочные расходы — это затраты, связанные с поездкой работника по поручению работодателя. Трудовой кодекс прямо закрепляет базовый набор выплат, которые должны быть обеспечены сотруднику в командировке:

• суточные за каждый календарный день командировки, включая время в пути;
• расходы на проезд к месту назначения и обратно;
• расходы по найму жилого помещения.

При этом иные условия, связанные с командировкой (в том числе вопросы, касающиеся оплаты питания), не относятся к обязательным выплатам по закону и определяются внутренними документами: трудовым или коллективным договором либо актом работодателя.

Как эти расходы учитываются для налоговых вычетов

Налоговый кодекс РК устанавливает общий принцип: расходы налогоплательщика, которые связаны с деятельностью, направленной на получение дохода, могут уменьшать налогооблагаемый доход (то есть приниматься к вычету). Но такое уменьшение допускается только при условии, что расходы реально понесены и подтверждены документами.

Для служебных командировок Налоговый кодекс отдельно перечисляет компенсации, которые могут быть отнесены на вычеты. В их числе:

• расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату бронирования — при наличии подтверждающих документов;
• расходы на наем жилья вне места постоянной работы в период командировки, также включая оплату бронирования — при наличии подтверждающих документов; такие расходы охватывают и дни временной нетрудоспособности командированного работника, кроме случаев стационарного лечения;
• суточные в размере, который устанавливает сам налогоплательщик, включая выплаты за дни временной нетрудоспособности работника.

Для электронных билетов предусмотрено, какие именно бумаги подтверждают затраты на проезд и бронирование: это сам электронный билет (или электронный проездной документ) и документ, подтверждающий оплату его стоимости. При этом к расходам на проезд не относятся траты на перемещение внутри одного населенного пункта.

В целях исчисления корпоративного подоходного налога командировочные компенсации (в том числе найм жилья) принимаются к вычету, если они связаны с деятельностью, направленной на получение дохода, и подтверждены первичными документами. Отдельно уточняется, что для расходов по аренде квартиры подтверждающим документом выступает акт выполненных работ, а счет-фактура используется для того, чтобы взять в зачет НДС.

Для признания расходов важно и организационное оформление: направление работника в командировку должно быть закреплено приказом по компании (актом работодателя).

Суточные: смысл выплаты и пределы, важные для налогообложения работника

Суточные — это установленная денежная сумма на дополнительные расходы, возникающие из-за проживания вне места постоянного жительства. На практике сотруднику, выполняющему служебное задание, выдают деньги на разные траты, а суточные начисляются из расчета предполагаемых расходов за сутки и считаются частью командировочных расходов.

Размер суточных работодатель определяет самостоятельно — например, через положение о командировках или налоговую учетную политику. В бухгалтерском учете они в полном объеме относятся на вычеты по правилам статьи 244 Налогового кодекса.

Одновременно Налоговый кодекс регулирует, в какой части командировочные компенсации не считаются доходом физического лица. Для суточных установлены пороги, привязанные к МРП (месячному расчетному показателю), действующему на 1 января соответствующего финансового года, и ограничение по длительности командировки — период не должен превышать 40 календарных дней.

• командировка в пределах РК: суточные не более 6-кратного МРП за каждый календарный день, при периоде командировки не более 40 дней;
• командировка за пределами РК: суточные не более 8-кратного МРП за каждый календарный день, при периоде командировки не более 40 дней.

Указанные ограничения (6 и 8 МРП) применяются для целей признания дохода работника и налогообложения: речь идет о суточных сверх этих размеров, а также о ситуации, когда сотрудник находится в командировке более 40 дней.