Акт сверки взаиморасчетов — один из тех бухгалтерских документов, которые помогают двум сторонам «сверить часы» и зафиксировать, что именно происходило в их расчетах за выбранный период. Он важен тем, что дает понятную картину движения товаров, работ или услуг и денег между контрагентами, а также показывает, есть ли задолженность и на какую дату она определяется.

Что фиксирует акт сверки и зачем его составляют

По сути, акт сверки отражает отношения между двумя контрагентами за определенный промежуток времени — будь то месяц, квартал или год. Этот документ готовит бухгалтерия организации, чтобы сопоставить данные сторон и подтвердить итоговое сальдо расчетов на конкретную дату: кто и сколько должен, либо что задолженности нет.

При этом акт сверки не «рождается» сам по себе: он формируется на основе первичных бухгалтерских документов. Поэтому его называют производным документом — он обобщает то, что уже подтверждено первичкой, и выводит итог по взаиморасчетам.

Почему нужны первичные документы

Закон Республики Казахстан «О бухгалтерском учете» требует, чтобы операции и события отражались в системе бухгалтерского учета с соблюдением базовых условий. В тексте закона (пункт 3 статьи 6) это сформулировано как необходимость опираться на первичные документы и своевременно фиксировать происходящее. Для акта сверки это принципиально: он строится на уже оформленных первичных документах и служит способом подтвердить итог расчетов.

Форма акта сверки: почему ее можно разрабатывать самостоятельно

Важная практическая деталь состоит в том, что форма акта сверки взаиморасчетов не утверждена уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Отсюда следует вывод, который прямо вытекает из пункта 3 статьи 7 Закона о бухгалтерском учете: если формы первичных документов (на бумаге или в электронном виде) не утверждены, организации и индивидуальные предприниматели разрабатывают их самостоятельно либо используют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

При самостоятельной разработке документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в законе — именно они делают форму юридически и учетно полноценной:

• наименование документа (формы);
• дату составления;
• наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;
• содержание операции или события;
• единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
• наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;
• идентификационный номер.