Путевой лист часто воспринимают как «бумагу для водителя», но в реальности это один из ключевых транспортных документов: он фиксирует работу водителя и автомобиля, помогает учитывать километраж и расход топлива, а также служит основой для хозяйственного учета и налогообложения.

В Казахстане путевой лист может существовать как на бумаге, так и в электронно-цифровой форме. При этом отдельные случаи прямо связаны с регистрацией документа в Единой системе управления транспортными документами (ЕСУТД), а сама логика оформления встроена в общий перевозочный процесс: от выезда на рейс до отметки о завершении.

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Путевой лист оформляют при перевозках людей и товаров. Он используется для учета пройденного автотранспортом расстояния и для расчета израсходованного топлива (ГСМ), а также для целей учета хозяйственной деятельности и налогообложения.

В Законе Республики Казахстан «Об автомобильном транспорте» путевой лист определен как документ в бумажной или электронно-цифровой форме, предназначенный для ведения учета и контроля работы водителя и автотранспортного средства.

ЕСУТД: когда и какие документы нужно регистрировать

Если путевой лист оформляется на бумажном носителе, перевозчик обеспечивает его регистрацию в Единой системе управления транспортными документами.

Порядок работы с ЕСУТД закреплен приказом и.о. министра индустрии и инфраструктурного развития Республики Казахстан от 25 мая 2021 года № 258: им утверждены перечень документов, подлежащих регистрации, учету, обработке и хранению в системе, а также правила организации и эксплуатации ЕСУТД.

В перечень документов, подлежащих регистрации, учету, обработке и хранению в ЕСУТД, включены:

• товарно-транспортная накладная для авто категории N3;
• путевой лист для автомобилей категорий N3, M2, M3.

Чтобы понимать, какие именно транспортные средства охвачены требованиями, важно различать категории:

• категория N3 — транспортные средства для перевозки грузов с технически допустимой максимальной массой более 12 тонн;
• категория M2 — пассажирские транспортные средства (кроме места водителя более восьми мест для сидения) с технически допустимой максимальной массой до 5 тонн;
• категория M3 — пассажирские транспортные средства (кроме места водителя более восьми мест для сидения) с технически допустимой максимальной массой более 5 тонн.

Регистрация в системе: что требуется пользователю

ЕСУТД зарегистрирована в доменной зоне .GOV.KZ: esutd.gov.kz.

Для работы в системе и (или) участия в перевозочном процессе пользователи выполняют последовательные действия:

• устанавливают необходимое аппаратно-программное обеспечение, чтобы использовать сертификаты ЭЦП (открытый и закрытый ключ);
• получают сертификаты ЭЦП в Национальном удостоверяющем центре Республики Казахстан либо в удостоверяющих центрах государств — членов Евразийского экономического союза;
• проходят процедуры регистрации в системе.

В ЕСУТД действуют сертификаты ЭЦП, выданные для физических и юридических лиц НУЦ РК, а также удостоверяющими центрами государств — членов ЕАЭС (при условии проверки доверенной третьей стороны Республики Казахстан).

При формировании, ведении и использовании системы учитываются Единые требования в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности, утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 декабря 2016 года № 832.

Как оформляется путевой лист: роль в учете и сроки

В правилах перевозок грузов автомобильным транспортом путевой лист описан как документ первичного учета. Он используется совместно с товарно-транспортной накладной и вместе с ней определяет показатели для учета работы автотранспортного средства.

При повременной оплате перевозок грузов в путевой лист (если он оформляется на бумаге) вносят номера товарно-транспортных накладных; один экземпляр такой накладной прилагают к путевому листу — для учета количества перевезенных тонн груза и других показателей.

Есть и требования к хранению: путевые листы и товарно-транспортные накладные, оформленные на бумажном носителе, подлежат регистрации в журналах учета движения путевых листов и накладных и должны храниться перевозчиком вместе с журналами в течение 5 лет.

Оформление ведется на одну смену (рейс) и выполняется до начала смены (рейса) отдельно на каждое грузовое автотранспортное средство — на бумаге или в форме электронно-цифрового документа. При этом часть данных в товарно-транспортной накладной заполняет также грузоотправитель (грузополучатель).

Электронный путевой лист: какие сведения вносятся и как идет процесс

Для электронного формата установлен набор данных, которые вносятся в электронный путевой лист:

• номер электронного путевого листа;
• дата оформления;
• наименование перевозчика;
• БИН/ИИН;
• адрес, телефон;
• ФИО водителя, марка и государственный регистрационный номер автотранспортного средства.

Также предусмотрено внесение сведений о действующем техосмотре, технических характеристиках автомобиля и допустимой максимальной массе; фиксируется маршрут с указанием начальных, промежуточных и конечного пунктов; отражаются медицинское освидетельствование водителя, место и время выезда из начального пункта, дата и время прибытия в конечный пункт, а также завершение действия путевого листа.

Путевой лист оформляется до начала смены (рейса), а записи и отметки в электронном документе удостоверяются ЭЦП. Удостоверение записей и отметок в электронно-цифровых документах выполняется в соответствии с законодательством Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи.

Логика взаимодействия участников перевозки в системе описывается как последовательность действий:

• грузоотправитель ставит отметку в путевом листе;
• грузоотправитель формирует электронную товарно-транспортную накладную и подписывает ее, затем направляет на согласование перевозчику;
• перевозчик согласовывает и подписывает накладную;
• водитель доставляет груз, грузополучатель принимает его и отмечает в системе «получил груз»;
• после прибытия автотранспорта в конечный пункт перевозчик ставит отметку о завершении путевого листа.

Для работы в системе необходима ЭЦП на физическое лицо или представителя юридического лица. Использовать систему можно посредством мобильного сайта, однако подписание документов осуществляется только через компьютер. В системе предусмотрен сервис поддержки обратной связи и внесение предложений по усовершенствованию работы системы.

Регистрация и контроль: ключевые требования и сроки

Для бумажных документов предусмотрены конкретные моменты регистрации в ЕСУТД. Если путевой лист и товарно-транспортная накладная оформляются на бумаге на грузовое автотранспортное средство с технически допустимой максимальной массой более 3,5 тонн, перевозчик и грузоотправитель обеспечивают регистрацию в системе:

• путевого листа — до начала смены (рейса);
• товарно-транспортной накладной — до отправления груза.

Бумажные документы удостоверяются штампом или печатью перевозчика и грузоотправителя (грузополучателя). При этом для юридических лиц, относящихся к субъектам частного предпринимательства, наличие печати (штампа) не требуется.

Контроль заявлен как дистанционный: посредством интеллектуальной системы через считывание государственных регистрационных номерных знаков грузового автотранспортного средства определяется наличие электронного путевого листа в ЕСУТД.

Отдельно отмечено, что с 1 января 2022 года действует норма, в рамках которой ЕСУТД рассматривается как информационная система, обеспечивающая регистрацию, учет, обработку и хранение документов, связанных с перевозочной деятельностью в области автомобильного транспорта, и передачу формализованной информации о таких документах уполномоченным государственным органам и участникам перевозочного процесса. Также закреплено, что при оформлении путевого листа на бумаге перевозчик обеспечивает его регистрацию в ЕСУТД, а в системе проставляется отметка о соблюдении требования, предусмотренного частью второй пункта 200 указанных правил.