Инструменты для ведения заметок всегда будут иметь решающее значение для совещаний. Да что там, вообще ведение заметок всегда было и будет важнейшей частью повседневной жизни. Все — от продавцов, учителей до домашних пекарей, записывающих ингредиенты для пирога, — все люди и их собаки делают заметки.
Существуют старомодные инструменты для ведения заметок, которыми люди пользуются и сегодня, например, старая добрая бумага и ручка, а также современные программы, которые автоматически делают заметки от вашего имени, а-ля tl;dv. В этой статье мы рассмотрим как цифровые, так и аналоговые инструменты для ведения заметок и и посмотрим, как каждый из них может помочь в одном из следующих случаев:
- Продажи
- Поддержка клиентов
- Исследование пользователей
- Управление персоналом и найм
Давайте начнем. Но прежде ознакомьтесь с инфографикой о важности ведения записей для памяти.
В двух словах, люди легко забывают. Ведение заметок необходимо для сохранения информации, в том числе и на деловых встречах. Ниже мы рассмотрим четыре различные сферы деятельности и то, какие инструменты для ведения заметок полезны для каждой из них. Начнем с отделов продаж!
1. Команды по продажам
Запомнить конкретные данные о потенциальном клиенте во время разговора с ним может быть непростой задачей. Как правило, вам необходимо отслеживать желания, потребности и болевые точки клиента, не говоря уже о возражениях против вашего продукта или услуги. Они пригодятся вам при последующих звонках, это уж точно.
Очень важно делать заметки, чтобы не сбиться с правильного пути в общении с потенциальными клиентами, особенно если вы ежедневно проводите множество звонков по продажам. Вот несколько инструментов для ведения заметок, которые могут вам помочь.
Evernote: всемирно известное приложение для создания заметок
Evernote — это чрезвычайно универсальное приложение для ведения заметок, в котором используются функции, основанные на искусственном интеллекте, для оптимизации процесса ведения заметок. Оно идеально подходит для отделов продаж, будь то холодные звонки, последующие действия или представление показателей эффективности продаж другим внутренним командам.
Известный своими организационными возможностями и способностью сохранять различные данные, такие как заметки, изображения и записи, Evernote — это универсальная машина для ведения заметок. Одна из его отличительных особенностей — функция поиска, помогающая пользователям находить ключевую информацию в базе данных заметок за считанные мгновения.
Помимо набора функций, Evernote напрямую интегрируется с Salesforce, что значительно упрощает вашу работу. Теперь ваши заметки могут попадать прямо в CRM, и вам не нужно будет даже шевелить пальцем.
Плюсы
- Универсальность. Это универсальный инструмент, который можно использовать самыми разными способами.
- Взаимозаменяемость. Он работает на различных платформах и интегрируется со сторонними приложениями, такими как Salesforce.
- Совместная работа. Вы можете обмениваться заметками через совместную работу, а все ваши заметки хранятся в облачной системе, что обеспечивает их постоянное наличие и дополнительный уровень безопасности.
Cons
- Ограниченный бесплатный план. Бесплатный тарифный план ограничен 50 заметками и имеет ограничения по объему памяти.
- Дорого. Первый платный тарифный план стоит более 100 долларов в год, а более дорогие тарифные планы — более чем в два раза дороже.
- Тяжелая кривая обучения. Интерфейс может быть слишком сложным, а попытки понять, как эффективно его использовать, могут доставить немало хлопот.
- Лаги. Сообщается, что он подвержен некоторому запаздыванию.
tl;dv: Инструмент, который облегчает продажу
tl;dv это один из лучших инструментов для ведения заметок в любой из категорий, которые мы здесь обсуждаем, но продажи — это то, где он действительно преуспел. В конце концов, без продаж ваш бизнес не продвинется далеко, не так ли?
Есть много причин, почему он так хорош для повышения продаж; самая важная заключается в том, что это не просто блокнот — это видеорегистратор, который позволяет вам пересматривать ваши торговые предложения, разбирать язык жестов потенциальных покупателей, улучшать свои навыки продаж и даже сжимать десятки часов торговых переговоров до пяти минут reel (эта функция также является фантастической для исследователей пользователей, когда они хотят представить свои результаты, используя голос клиента).
Вы можете искать по ключевому слову каждый звонок, который вы когда-либо совершали, чтобы сразу перейти к тому моменту в стенограмме (или видео), где оно упоминалось. Это идеально подходит для группировки возражений, чтобы вы и ваш отдел продаж могли разработать решения для будущих переговоров.
Кроме того, вы можете регулярно получать на свой почтовый ящик отчет AI о любой группе встреч по вашему выбору. Все происходит автоматически. Ваш отдел продаж проводит звонки за неделю, ИИ отслеживает, как они справились с конкретным вопросом, который вы хотите проконтролировать (например, возражение по цене), а затем вы читаете повторяющиеся отчеты и принимаете необходимые меры. Это не может быть проще.
Плюсы
- Современный искусственный интеллект. tl;dvИИ может предоставлять повторяющиеся отчеты, охватывающие все ваши встречи на любую тему по вашему выбору.
- Интеграции. Он интегрируется с более чем 5 000 инструментов для работы и повышения производительности, включая Salesforce, HubSpot, Pipedrive и другие.
- Невероятный бесплатный план. Бесплатный тарифный план предлагает неограниченное количество записей и расшифровок видеозвонков, позволяя вам в полной мере ощутить возможности инструмента без необходимости регистрироваться.
- Мощная функция поиска. Наберите ключевое слово и мгновенно просмотрите записи из своей библиотеки звонков, в которых упоминается это слово.
- Набор функций. Вы можете редактировать, ставить временные метки, создавать ролики и многое другое.
Cons
- Совместимость. tl;dv доступен только для MS Teams, Zoom и Google Meet .
Microsoft OneNote: идеальное решение для совместной работы отдела продаж
Microsoft OneNote — это цифровое, но гибкое приложение для записных книжек, которое помогает пользователям делать заметки без особых усилий. Оно особенно полезно для отделов продаж, поскольку сочетает в себе свободу ведения записей от руки и удобство современных технологий. Узнайте, как использовать OneNote для управления продажами.
OneNote можно использовать как в личных, так и в рабочих целях. Его отличает свободная форма холста, на котором пользователи могут размещать заметки в любом месте страницы в сотрудничестве друг с другом. Команды продаж часто используют его для централизации всей информации, которой они хотят поделиться друг с другом.
Плюсы
- Организация. Это идеальное приложение, позволяющее легко структурировать контент с помощью холста свободной формы. В нем также есть возможность создавать несколько разделов, страниц и книг для заметок, которые можно использовать в сотрудничестве с другими членами команды.
- Совместная работа. OneNote дает вам возможность одновременно работать с несколькими пользователями над одним и тем же блокнотом. Это отлично подходит для мозгового штурма и обмена идеями.
- Универсальность. Приложение позволяет записывать все виды медиафайлов в цифровой блокнот. Вы также можете делиться и организовывать изображения, текст, каракули и многое другое.
Cons
- Ограниченность. В нем нет некоторых функций более продвинутых приложений для записи заметок.
- Сложность. Функции, которыми оно обладает, могут потребовать некоторого обучения, чтобы полностью понять, как использовать приложение с максимальной эффективностью.
- Ограниченное распознавание рукописного текста. Поскольку это не специализированная программа для распознавания рукописного текста, иногда распознавание может быть немного неточным.
Белая доска и ручка: Старая школьная классика
Каким бы устаревшим он ни был, он заслуживает почетного упоминания. Это вечная классика, которую можно использовать практически в любой ситуации. По крайней мере, в любой личной ситуации. Они отлично подходят для мозгового штурма на совещаниях по продажам среди членов вашей команды.
Существуют доски, которые можно использовать для онлайн-совещаний, например, Zoom, но это цифровые версии классических досок.
Плюсы
- Интерактивные. Белые доски интерактивны. Вы можете поставить доску посреди конференц-зала, и все примут участие в отличном мозговом штурме.
- Визуальные. Они являются отличным источником визуальной коммуникации, ведь суть в том, чтобы все могли это увидеть.
- Гибкость. Это гибкий и адаптируемый инструмент, который не требует подписки, как большинство других инструментов для ведения заметок.
Cons
- Недоступно для онлайн-встреч. Нецифровой инструмент может оставить вас позади в современном быстро меняющемся ландшафте.
- Качество. Заметки написаны от руки, поэтому их разборчивость может быть нечеткой
- Пространство. На белой доске есть только определенное количество места. Кроме того, ее можно испачкать маркерными ручками.
- Большая нагрузка. Обычно доски довольно большие, поэтому их нелегко переносить.
Экспертные советы по ведению заметок для отделов продаж
Peter C. Brown — Make It Stick
Люди, которые учатся извлекать ключевые идеи из нового материала и организовывать их в мысленную модель, а также связывать эту модель с предыдущими знаниями, демонстрируют преимущество в освоении сложного учебного материала. Мысленная модель — это мысленное представление некоторой внешней реальности».
Make it Stick предлагает запоминать информацию, делая заметки; убедитесь, что самые важные моменты записаны вашими собственными словами, чтобы вы лучше их поняли. Упоминаются две ключевые техники, известные как проработка и извлечение информации. Обе они побуждают читателя активно воспринимать информацию, а не просто записывать ее. В книге подчеркивается важность повторения для долгосрочного запоминания.
Однако если у вас нет времени практиковать эти методы, книга может оказаться излишней, поскольку вы не освоите их за одну ночь. Адаптация к новым техникам может занять некоторое время, поскольку это не самое простое чтение и содержит довольно сложные учения.
Если вам нужен краткий обзор практики извлечения, посмотрите видео ниже.
2. Поддержка клиентов
Поддержка клиентов зависит от умения слушать клиента, проявлять эмпатию и решать его проблемы. TЧтобы понять проблемы клиента на глубоком уровне, вы не можете быть заняты составлением заметок. Вы должны быть внимательны.
В этом случае вы можете настроить автоматический инструмент для ведения заметок, который будет делать их за вас, чтобы вы могли на 100% сосредоточить свое внимание на клиенте. Делая заметки во время звонков в службу поддержки, вы сможете повысить успешность работы с клиентами и отслеживать их обращения. Это также поможет вам выявлять и проактивно решать проблемы до того, как они выйдут из-под контроля.
Давайте рассмотрим некоторые из лучших инструментов для ведения заметок в службах поддержки клиентов, а также их плюсы и минусы.
FreshDesk: Интуитивно понятное программное обеспечение для поддержки клиентов
Freshdesk — это облачное программное обеспечение для поддержки клиентов, которое предлагает множество функций, помогающих всем видам бизнеса эффективно управлять поддержкой клиентов. Одна из ведущих билетных систем, Freshdesk является популярным выбором среди владельцев бизнеса. Для компаний, ищущих первоклассные решения для поддержки клиентов, Freshdesk является одним из лучших решений для управления ИТ-услугами. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу, автоматической классификации тикетов и таким функциям совместной работы, как личные заметки, Freshdesk позволяет командам эффективно предоставлять исключительное обслуживание клиентов.
Он позволяет членам группы поддержки клиентов сотрудничать с тикетами с помощью личных заметок. Они видны только агентам, вошедшим на ваш портал поддержки.
Плюсы
- Простота в использовании. Freshdesk прост в использовании, удобен в навигации и является одним из лучших программных продуктов для поддержки клиентов.
- Автоматизировано. Ваши билеты будут автоматически распределены по категориям. К каждому из них можно добавить внутренние заметки для совместной работы с коллегами по команде.
- Внутренние заметки. Заметки полностью приватны и не видны клиентам.
Cons
- Стоимость. Если ваша компания является довольно новой, это будет дороговато, поскольку вы быстро перерастете бесплатный тарифный план. Стоимость варьируется от 16 до 86 долларов в месяц.
- Сложный. Расширенные функции сложны, и вам и вашей команде может потребоваться обучение.
- Поддержка клиентов. Как ни странно, их служба поддержки не самая лучшая в мире.
Нестандартные советы по ведению заметок для сотрудников службы поддержки клиентов
Гэри Вайнерчук — Экономика благодарности
Экономика «спасибо» — это не прерывание клиентов рекламой и выпрашивание их внимания. Речь идет о создании значимых отношений с клиентами и завоевании их внимания и доверия».
Эмпатия имеет решающее значение при работе в службе поддержки клиентов. Вы не хотите искать краткосрочные решения, вы хотите пресечь проблему на корню, показать клиенту, что вам не все равно, и повысить процент удержания. В этом вам поможет сайт playbook, но все начинается с создания полноценных отношений с клиентами.
Книга Вайнерчука полна уроков, которые помогут улучшить ваш бизнес с течением времени. Он дает вам уроки с научной точки зрения, чтобы углубить ваше понимание профиля, который необходимо построить для взаимоотношений с клиентами. Проще говоря, его этика такова: никогда не перебивайте своих клиентов, а стройте с ними отношения!
Особых рекомендаций по инструментам для ведения заметок нет, но вы можете прочитать их между строк. Если вы делаете заметки вручную, вы будете отвлекаться. Неважно, насколько хорошо вы умеете писать не глядя, если ваше внимание сосредоточено на письме, то ваше внимание не будет направлено на клиента. Гэри Вайнерчук считает, что в сценариях поддержки клиентов необходим инструмент для автоматического ведения заметок, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на клиенте и начать укреплять отношения.
3. Исследование пользователей
Ведение заметок — приоритетная задача для исследователей пользователей. Они собирают важные сведения о том, что нравится и не нравится пользователям, и передают их соответствующим командам. Высококачественный инструмент для UX-исследованийremote необходим для ведения заметок, записей и многого другого.
UserZoom: фантастическое программное обеспечение для исследования пользователей
UserZoom — это программное обеспечение для UX-исследований, которое предлагает инструменты для отслеживания опросов и других методов обратной связи с пользователями. Она помогает компаниям по всему миру глубже изучить поведение клиентов и обладает наиболее полным набором инструментов в секторе UX-исследований.
UserZoom также предоставляет вам доступ к UserZoom GO, быстрому и простому способу проведения модерируемых и немодерируемых исследований. В комплект поставки входит функция ведения заметок, которая значительно упростит составление заметок об исследованиях пользователей. Каждая заметка снабжена временной меткой, поэтому вы можете легко вернуться к соответствующему моменту встречи.
Плюсы
- Принятие к сведению. В нем есть инструмент для ведения заметок, а также множество других инструментов для исследований.
- Автоматизированный. UserZoom оптимизирует ваш рабочий процесс, автоматизируя ключевые процессы.
- Организованный. Это эффективная платформа с отличным планированием задач, позволяющая держать компанию в тонусе.
Cons
- Комплекс. Если вы новичок в программном обеспечении для исследования пользователей, UserZoom может оказаться немного сложным в освоении.
- Цена. Дороговато, если у вас ограниченный бюджет.
Dovetail: Идеальный инструмент для сбора отзывов пользователей
Dovetail Это платформа для изучения клиентов, которая поможет вам управлять исследованиями пользователей с помощью высокоуровневого обзора. Это отличный инструмент для оптимизации всего процесса исследования и получить более точные данные.
Заметки являются основной единицей информации на сайте Dovetail. Они могут содержать видео, аудио, текст или файлы. DovetailЗаметки специально сделаны гибкими, чтобы вы могли найти лучший способ использовать их в своем бизнесе. Если речь идет об исследовании пользователей, то заметка может представлять собой как целое интервью с пользователем, так и отдельные моменты из него.
Одним из недостатков является то, что он может быть довольно сложным в освоении, особенно для заинтересованных лиц, которые могут захотеть время от времени самостоятельно просматривать ваши пользовательские исследования. В этом случае вы можете ознакомиться с некоторыми альтернативамиDovetail .
Плюсы
- Множество функций. Это мощная исследовательская машина с широким набором инструментов анализа.
- Совместная работа. Это идеальное приложение для обмена идеями и совместной работы с коллегами в режиме реального времени.
Cons
- Сложный. Вы можете столкнуться с трудностями, и вам, вероятно, потребуется руководство, чтобы стать квалифицированным пользователем Dovetail.
- Rigid. Dovetail обладает широким набором функций, но приложению не хватает гибкости и персонализации.
- Нужен интернет. Наконец, поскольку это облачное приложение, интернет необходим всегда.
Экспертные советы по ведению заметок для исследователей-пользователей
Сёнке Аренс — Как делать умные заметки
«Самое главное преимущество написания [заметок] заключается в том, что это помогает нам противостоять самим себе, когда мы не понимаем что-то так хорошо, как нам хотелось бы верить».
Ведение заметок очень важно для исследователей пользователей. Нам может казаться, что мы понимаем пользователя и его болевые точки, но если мы не делаем активных заметок, то все это просто влетает в одно ухо и вылетает из другого. Реальность такова, что если мы просто слушаем, не делая никаких заметок, большая часть сказанного будет забыта. И тогда, что очень важно, мы не сможем «понять» пользователя настолько, насколько нам хотелось бы.
Заметки меняют все.
Книга содержит четкие рекомендации и практические советы по ведению записей- методу, известному как Zettelkasten. Большое внимание уделяется активному восприятию читаемой информации и углублению ее понимания. Книга содержит множество советов и рекомендаций, а также наглядные примеры того, как начать и эффективно делать заметки.
Вот краткое описание Zettelkasten, чтобы понять, понравится ли вам эта книга!
Тьяго Форте — Создание второго мозга
«Ваша задача как нотатора — сохранить записи, которые вы делаете о вещах, которые вы открываете, таким образом, чтобы они могли пережить путешествие в будущее».
Заметки, которые сохранят свое значение через несколько недель или месяцев, — это те, которые вам нужно делать. Это особенно относится к исследованиям пользователей, поскольку необходимо собрать огромное количество информации для создания презентации, основанной на данных, которая, надеюсь, направит команду разработчиков продукта на создание того, что понравится вашим пользователям!
Если ваши заметки будут слишком свободными и быстрыми, вы рискуете упустить смысл. Вот почему инструменты, которые также записывают интервью с пользователями, еще лучше, поскольку вы можете отметить по времени моменты, к которым хотите вернуться, и мгновенно получить точно такое же понимание клиента, как и в тот момент, когда вы увидели его впервые. Вам не придется тратить мозговое пространство на сохранение этих моментов, поскольку вся память будет сохранена за вас.
Книгу Тьяго Форте стоит прочитать, если вы хотите разработать техники, которые помогут вам создать «второй мозг».
Руководство по проведению интервью с пользователями без лишних слов
Вы не знаете, как проводить интервью с пользователями? Мы полагаем, что вы яростно набирали этот вопрос в Google, чтобы попасть сюда. Ух ты, как вы проактивны! Теперь, очевидно, вы
4. Собеседование с кандидатами на работу
Ведение заметок очень важно во время кампании по найму. Вам нужно запомнить ключевые моменты, касающиеся разных кандидатов, а что может быть лучше, чем делать заметки? С помощью правильных цифровых инструментов для проведения собеседований вы сможете оптимизировать процесс найма и облегчить свою работу. Давайте рассмотрим несколько инструментов для ведения заметок, которые можно использовать при приеме на работу…
Понятие: Универсальный и эффективный инструмент для организации
Notion — это комплексное программное обеспечение для ведения заметок, планирования проектов, управления задачами и совместной работы на одной платформе. Это полезный инструмент для проведения собеседований, поскольку он позволяет настраивать базы данных для каждого кандидата в процессе приема на работу. В Notion есть отличные функции редактирования заметок, и их легко форматировать несколькими нажатиями кнопок.
Вы можете найти подробное руководство по созданию заметок в Notion в Интернете, и, освоив его, вы захотите продолжать пользоваться им. Потому что это отличный инструмент организации, даже без заметок.
Плюсы
- Универсальность. Notion — это универсальный инструмент, позволяющий выполнять множество задач на одной простой в использовании платформе.
- Организованный. Notion позволяет легко организовать практически все, что угодно, включая записи, которые вы сделали во время собеседования.
- Совместимость. Это мультиплатформенное приложение, то есть вы можете получить доступ к нему через мобильный, настольный компьютер или ноутбук, в любом месте, в любое время и даже в автономном режиме.
Cons
- Сложный. Он может оказаться сложнее в использовании, чем ожидают новые пользователи.
- Неудобная навигация. Новым пользователям может быть трудно сориентироваться в Notion, поскольку он может быть довольно перегружен.
Ручка и бумага: Непреходящая традиция
Ручка и бумага не нуждаются в представлении. Этот дуэт насчитывает несколько веков, но сейчас они так же полезны, как и тогда. Конечно, вы не можете беспрепятственно отправлять рукописные заметки в свою CRM, но вы можете писать то, что хотите, когда хотите и где хотите. Это личное дело и организовано исключительно вами (что может быть как хорошо, так и плохо).
У него, конечно, есть свои недостатки, особенно если использовать его во время интервью, так как вы можете пропустить важные моменты. Тем не менее, это, пожалуй, самый простой в использовании и самый удобный инструмент для ведения заметок.
Плюсы
- Простота. Онприятен и прост в использовании .
- Сохранение информации.Для запоминания информации во время интервью лучше использовать ручку и бумагу.
- Никаких технических проблем. Никаких технических проблем возникнуть не может, так как это чисто физическая вещь.
- Гибкость. Есть полная свобода действий, чтобы написать или нарисовать все, что необходимо в данный момент.
- Безопасный. Блокнот невозможно взломать.
Cons
- Непонятно. Это почерк, и не все могут читать друг друга (или свой собственный через несколько недель).
- Не хватает организованности. Наспех нацарапанные рукописные заметки довольно сложно эффективно организовать .
- Отходы. Это не самая экологичная вещь в мире.
- Сосредоточьтесь. Когда вы вручную пишете заметки, действительно ли вы сосредоточены на разговоре или интервью?
- Многое остается в памяти. Вы можете пропустить некоторые моменты, делая заметки, в то время как запись совещания с помощью программного обеспечения для проведения онлайн-совещаний позволяет запечатлеть и эти кадры.
Экспертные советы по ведению записей при приеме на работу
Райдер Кэрролл — Метод пулевого журнала
«Чем больше контента вы пытаетесь уловить во время лекции или совещания, тем меньше вы думаете о том, что говорится. Вы сжигаете большую часть своего внимания, повторяя слова источника».
Книга The Bullet Journal Method посвящена простоте ведения заметок во время совещаний и тому, как эффективно использовать пулевые точки, чтобы избежать переполнения информацией. Книга призывает читателей создавать визуальные образы, которые связаны с их мыслительными процессами при ведении записей. В конце концов, 40 % всех обучающихся лучше реагируют на визуальную информацию, чем на текст.
Если вы хотите найти хороший способ сделать это, вам стоит начать с » Метода пулевого журнала «. Он поможет вам организовать оптимальный процесс ведения заметок, улучшит самоанализ и поможет сосредоточить внимание на главном — кандидате, которого вы можете нанять, а можете и не нанять.
Хотя концепция проста, отточить искусство метода нелегко, а изучение новых техник потребует некоторого времени для усвоения. Если вы не можете придерживаться такого формата из-за нехватки времени, вам будет сложнее заметить преимущества. Последовательность — это ключ.
Заблокирован, заряжен и готов к записи
Мы надеемся, что после знакомства с многочисленными инструментами для ведения заметок вы будете во всеоружии для следующего сеанса конспектирования. Помните, что вы больше не ограничены физическими инструментами. Существует бесчисленное множество приложений, которые можно использовать для оптимизации процесса ведения заметок, но иногда лучше всего использовать старую добрую ручку и бумагу. Времена меняются, и если вы хотите добиться максимальной эффективности, то инструменты для ведения заметок с искусственным интеллектом — это то, что вам нужно.
Как говорит Грант Кардоне, «делать заметки — это не просто записывать информацию, это активно работать с идеями. Это разница между пассивным потреблением и активным усвоением».
Активно ли вы усваиваете информацию, содержащуюся в сделанных вами заметках? Или просто пассивно поглощаете? Есть над чем поразмыслить…